W drugiej części artykułu przeczytasz o tym, jak napisać maila, aby nasz odbiorca go od początku do końca przeczytał i co najważniejsze, aby nasz czas poświęcony na napisanie takiej wiadomości przyniósł nam zamierzony efekt.
Twórzmy maile, na które nasi odbiorcy zareagują tak, jak tego oczekujemy.
Grunt to odpowiednie przygotowanie. Ważne, żeby znać podstawowe informacje o odbiorcy. Jeżeli współpracujemy z różnymi firmami i zdarza, nam się pisać do przedstawicieli różnych branży ważne jest, żeby za każdym razem zwrócić uwagę na ogólną formę naszej wiadomości. I koniecznie pamiętać o korzyściach, jakie nasz produkt lub usługa wniosą do organizacji naszego Klienta.
W najbliższej przyszłości umieszczę wpis na temat mowy korzyści i jej istocie w komunikacji biznesowej, a teraz: pięć głównych elementów, które decydują o skuteczności maila.
Czyli pola: nadawca, temat, sama treść wiadomości, załączniki oraz stopka maila.
1. Nadawca
Polecam wysyłać wiadomości ze spersonalizowanej skrzynki. Korespondowanie ze skrzynek typu biuro lub takich gdzie pojawia się nazwa firmy przed znakiem @ albo słowo "info", nie pozwala odbiorcy uzyskać pewności, kto dokładnie wysłał wiadomość, a co istotniejsze nie daje gwarancji na spersonalizowanie kontaktu. Jeżeli natomiast nie dysponujesz innym (może przecież tak się zdarzyć), nie przejmuj się i pisz maila wg tych samych zasad.
W przypadku tworzenia swojego adresu e-mail dobrym sposobem jest połączenie Twojego imienia i nazwiska w tym polu przed znakiem @. Ewentualnie niech będzie to nazwa Twojej firmy.
Pole Nadawca jest ważne. Według pewnych badań najważniejszym powodem, przez który ludzie otwierają maile, jest ich nadawca (ponad 60%). Jeżeli rozmawialiśmy z naszym adresatem przed wysłaniem wiadomości i nie mieliśmy okazji powiedzieć mu więcej o tym, czym się zajmujemy, musimy starać się wpłynąć na adresata wszystkimi możliwymi sposobami.
Moja wskazówka: jeżeli chcesz, zwiększyć skuteczność swojego maila wyślij go najlepiej zaraz po zakończeniu rozmowy telefonicznej. Zwiększy to prawdopodobieństwo, że Twój rozmówca nie zapomni o Waszym kontakcie. Warto również ustalić termin następnego kontaktu (najlepiej zaraz po otrzymaniu i przeanalizowaniu oferty).
2. TematW przypadku tworzenia swojego adresu e-mail dobrym sposobem jest połączenie Twojego imienia i nazwiska w tym polu przed znakiem @. Ewentualnie niech będzie to nazwa Twojej firmy.
Pole Nadawca jest ważne. Według pewnych badań najważniejszym powodem, przez który ludzie otwierają maile, jest ich nadawca (ponad 60%). Jeżeli rozmawialiśmy z naszym adresatem przed wysłaniem wiadomości i nie mieliśmy okazji powiedzieć mu więcej o tym, czym się zajmujemy, musimy starać się wpłynąć na adresata wszystkimi możliwymi sposobami.
Moja wskazówka: jeżeli chcesz, zwiększyć skuteczność swojego maila wyślij go najlepiej zaraz po zakończeniu rozmowy telefonicznej. Zwiększy to prawdopodobieństwo, że Twój rozmówca nie zapomni o Waszym kontakcie. Warto również ustalić termin następnego kontaktu (najlepiej zaraz po otrzymaniu i przeanalizowaniu oferty).
Temat maila to drugi bardzo ważny element naszej wiadomości. Zazwyczaj jest to druga i bardzo często ostatnia część wiadomości, która podlega weryfikacji. Dobrze dobrany i zwięzły (maksymalnie 10 wyrazów), ciekawy i rzeczowo sformułowany temat powoduje, że nasza wiadomość zostaje od razu otwarta lub też nie.
Pamiętaj również tworzyć tematy tak, by odbiorcy nie musieli zastanawiać się, czego dotyczy wiadomość. W tytule używaj słów kluczowych, które pozwolą Twojemu odbiorcy szybko dopasować przesłanego maila, do którego projektu dotyczy, i w razie potrzeby da się go łatwo odszukać.
Moja wskazówka: proste, krótkie słowa są najbardziej intrygujące. Wypróbuj słowo "Dziękuję". Według pewnych badań i moich doświadczeń temat o takiej właśnie treści ma bardzo wysoki współczynnik otwarć.
Jeżeli przekazujesz informacje swoim Klientom, które są częścią dłuższej korespondencji, unikaj tematów: „RE: RE: RE: RE:….”. Widok takiej wiadomości w skrzynce jest bardzo irytujący i dezinformujący. Pisz krótkie informacje, dzięki którym od razu będzie wiadomo, czego mail dotyczy.
Natomiast gdy czujesz, się niepewnie wpisując, w temacie swojego maila inne słowo niż "wycena" lub "oferta", zastanów się, ile maili z takimi tematami może przychodzić na skrzynki Twoich odbiorców? Jak chcesz się przebić, wśród takiej ilości wiadomości nie wyróżniając się tematem?
3. Treść wiadomości
Pisząc, maila musisz zawsze pamiętać o zwięzłej dobrze sformułowanej treści. Nie będę wspominał o poprawnej ortografii i interpunkcji. Tego typu błędy mogą spowodować, że zostaniemy odebrani jako mniej kompetentni. Nie trzeba też się za mocno przejmować potknięciami. Należy pamiętać za to, że pewne rzeczy przychodzą z czasem. A nasze wiadomości można za każdym razem napisać lepiej.
W przypadku kiedy sytuacja wymaga dłuższej wiadomości - napisz taką. W przypadku gdy chodzi, o kontakt z potencjalnym Klientem uważam, że lepiej za mocno się nie rozpisywać. Dużo bardziej istotne jest przygotowanie odpowiednio spreparowanych dokumentów z np. szczegółową wyceną, profesjonalnie wyglądającego folderu lub po prostu zwięzłej informacji na temat ceny danego produktu. Tego typu pliki np. w formacie pdf, możemy używać wielokrotnie, przyspieszy to naszą pracę.
Warto pamiętać o stosownych formach, formalnych i nieformalnych zwrotach. W przypadku osób, których nie znamy, należy trzymać się formalnego stylu, a w takich przypadkach gdzie są, to kontakty na wyższej stopie znajomości możemy zrobić to w sposób nieformalny.
Zacznij maila od słowa "Cześć" - staraj się nie stosować słowa "Witaj". Nie jest to błędem, ale uważam, że w korespondencji mailowej dużo lepszym sformowaniem jest właśnie "Cześć" lub "Dzień Dobry". W przypadku nieformalnej wiadomości na wstępie zapytaj kurtuazyjnie, czy może poświęcić Ci chwilę uwagi. Nie formalizuj, jeśli nie wymaga tego sytuacja. Nie podpieraj się bez potrzeby autorytetem zajmowanego stanowiska. Pamiętaj, że tam, po drugiej stronie, Twoją wiadomość czyta … po prostu człowiek.
W treści warto również:
a. Przypomnij rozmowę telefoniczną.
b. Odnieś się do pozyskanej informacji (jakiś szczegół z rozmowy, który pozwoli drugiej osobie szybciej przypomnieć sobie daną sytuację).
c. Zaproponuj rozwiązanie problemu - przedstaw korzyści.
d. Wezwij do działania (poproś o odpowiedź).
Pamiętaj o nienadużywaniu wykrzykników i priorytetów.
4. Załączniki
Załączniki są bardzo ważną częścią naszej wiadomości. Dzięki nim możemy przesłać profesjonalnie przygotowany folder lub inny ważny dokument, który chcemy przekazać. Należy o nich pamiętać i stosować. Ważne jest, aby wielkość przesyłanych załączników drogą mailową nie była zbyt duża.
5. Stopka
To również bardzo ważne miejsce w naszej wiadomości, które powinno być przygotowane profesjonalnie. Powinny znaleźć się w nim wszystkie informacje dotyczące naszej osoby, czyli: imię, nazwisko, nr telefonu, adres e-mail oraz (jeżeli takie posiadamy) informacje na temat naszych mediów społecznościowych lub firmy, w której pracujemy. W Internecie znaleźć można bardzo dużo wzorów profesjonalnie przygotowanych stopek. Trzeba ją tylko dostosować do naszych potrzeb.
A na koniec…ZAWSZE, kiedy otrzymamy to, o co prosiliśmy w naszej wiadomości – podziękujmy.
Słowo „dziękuję” nigdy nie wychodzi z mody, również tej biznesowej. Wyrażenie wdzięczności za otrzymaną pomoc może tylko pozytywnie wpłynąć na efekty projektów realizowanych wspólnie w przyszłości.
Cieszę się, że doczytałeś do końca, spraw mi jeszcze więcej frajdy i zostaw komentarz.
Dziękuję!
Spodobał Ci się ten artykuł?
Zostań czytelnikiem!
